Dématérialiser le e-business : remplacer des documents charnières de l'entreprise par des documents numérisés, susceptibles d'être intégrés dans des flux et des processus, documents devant en toute circonstance faire l'objet d'archives électroniques.
Voilà en quelques mots l'équation de cette nouvelle ère de la dématérialisation. Car nombre de composantes sont neuves. Les lois tout d'abord. Pour la première fois dans un numéro des Cahiers
du e-business, nous consacrons plus de 10% de la pagination à des avis de juristes et à des interviews d'avocats.
Les technologies ensuite. La plupart d'entre elles sont encore jeunes. Ainsi de la facture électronique.
Sommaire
Introduction
Dématérialisation des échanges électroniques : enfin des chiffres !
Les béotiens des EEP (les échanges électroniques professionnels)
apprendront peut être avec surprise que le vaste
monde des entreprises étendues pêche au moins sur un
point : la quasi-absence de statistiques officielles. Rien de
consistant à se mettre sous la dent depuis 1998. C’est donc
tout à l’honneur des équipes d’Edifrance d’avoir élaboré cet
Observatoire des Echanges Electroniques professionnels, et
d’avoir compilé les réponses de près de 2000 entreprises,
dont près de 80% de PME
La complexité des lois tue-t-elle la dématérialisation dans l’œuf ?
Interview d'Eric Caprioli, Avocat à la Cour de Paris, Docteur en
Droit
Notre coup de cœur démat’ : le CNCC
Il est rare de trouver un cas d’entreprise qui incarne tout le
potentiel de la dématérialisation. C’est le cas du CNCC (Chambre
Nationale des Commissaire aux Comptes), qui vient de lancer cet
automne son nouveau portail destiné à ses 13.500 membres. Celui-ci leur permet de dématérialiser leurs documents professionnels,
avec la même valeur juridique que des originaux papier.
Paris eCommerce International
L’association Paris eCommerce International a été créée le 1er décembre 2004 pour promouvoir une passerelle de dématérialisation des procédures du commerce international. Promue par le MINEFI et le vice président d’Edifrance, Jean-Marc Dufour, cette association voit large, a déjà bien marqué son territoire international et compte faire ses preuves sur le terrain des échanges dès 2005.
Part. 1 - Flux commerciaux dématérialisés (p.12)
Dernière étape du cycle d’achat, la gestion des factures s’avère coûteuse alors qu’elle ne dégage pas de valeur ajoutée. Difficile à mettre en œuvre, la dématérialisation fiscale permet pourtant d’économiser jusqu’à 2% du montant des achats. L’arrivée à maturité des technologies et du cadre juridique permet désormais à l’offre de se «démocratiser» et à la dématérialisation de facture, qu’elle soit fiscale ou simple numérisation de facture papier, de prendre son essor. Certains pionniers poussent même un cran plus loin et ne s’arrêtent pas à la dématérialisation de facture. Conscients que l’absence de papier facilite la circulation de l’information dans l’entreprise ainsi que les procédures d’approbation des documents, ils s’essaient à la dématérialisation des dossiers clients, des projets en cours, des appels d’offres.
DÉMATÉRIALISATION DE FACTURES
Pour en finir avec les factures papier
Dernière étape du cycle d’achat, la gestion des factures s’avère coûteuse alors qu’elle ne dégage pas de valeur ajoutée. Difficile à mettre en œuvre, la dématérialisation fiscale permet pourtant d’économiser jusqu’à 2% du montant des achats. L’arrivée à maturité des technologies et du cadre juridique pourraient (enfin) faire décoller ce projet en entreprise.
Quelles lois pour la facture dématérialisée ?
Interview de Pascal Seguin, Avocat Associé chez TAJ, société d'avocats
Dématérialisation de facture l'offre se démocratise
Si la possibilité d'éliminer le papier dans le processus de facturation interentreprises date du début des années 90, avec l'apparition de la norme Edifact, la loi de juillet 2003 sur la dématérialisation fiscale a donné une nouvelle impulsion au marché. Chaque année, quelque 1,7 milliard de factures sont émises en France, et le Gartner estime qu'en 2004, seulement 4% d'entre elles sont dématérialisées et passent majoritairement par EDI. Il reste donc de la marge, d'autant que les produits et les offres disponibles sur le marché tendent à démocratiser cette pratique, qui n'est plus l'apanage des grands facturiers.
De la numérisation aux solutions hébergées
Peu nombreux sur le marché français, les éditeurs se regroupent pour proposer des offres complètes et mieux intégrées.
Carrefour dématérialise toutes ses factures
Carrefour compte déployer en 2005 une solution de dématérialisation fiscale de factures sur l'ensemble de ses fournisseurs puis de ses clients. Soit plusieurs millions de factures par an. Entretien avec le
Directeur en charge de l'organisation et des projets administratifs de Carrefour France, Serge Cottan.
EDF virtualise ses factures ... doucement
Après avoir adopté le standard Edifact en 2000 et les formats de données de quelques grands ERP en octobre 2004, EDF compte passer à la dématérialisation de factures en 2005. En attendant la dématérialisation fiscale.
AIR TOTAL dématérialise pour la Lufthansa
Air Total, fournisseur de carburant d'aviation et filiale de Total, mène depuis septembre 2004 un test de dématérialisation de factures. Cette initiative a pour origine les demandes de ses clients qui, même s'ils ont déjà automatisé les flux de facturation, veulent se débarrasser du papier, quitte à prendre de vitesse la réglementation.
KIABI : une numérisation motivée par l'intégration à l'ERP
Quand Kiabi, spécialiste de la confection textile, se lance dans son projet de numérisation de factures entrantes, l'objectif premier est d'alimenter le système comptable de son ERP. Seulement 20.000 factures ont été numérisées depuis un an, mais le ROI du projet est
déjà assuré.
Les AGF passent à la dématérialisation sortante
Parallèlement à des flux électroniques B2B, les AGF ont mis en place en 2002 un circuit de dématérialisation des courriers sortants. Entre 5.000 et 20.000 lettres ordinaires et recommandées sont ainsi émises chaque mois sans qu'une feuille de papier ne soit directement imprimée chez l'assureur.
CROWN Europe compte dématérialiser 50% de ses factures d'ici un an
Crown Europe, filiale du spécialiste américain de l'emballage agroalimentaire, a retenu la plate-forme OB10 en septembre dernier. Son objectif est de dématérialiser la moitié de ses factures fournisseurs d'ici septembre 2005, soit 250.000 documents.
PASSER AU TOUT-NUMÉRIQUE : CERTAINS Y PENSENT D’AUTRES LE FONT
La dématérialisation peut être poussée un cran plus loin que la facture. En l'occurrence, il s'agit de remonter dans les processus transactionnels de l'entreprise pour dématérialiser les dossiers clients, les projets en cours, les appels d'offres. Comme souvent dans les projets informatiques, le défi se situe principalement au niveau de la gestion du changement et des modifications des méthodes de travail, et moins du côté de la technique.
TIDE, le projet de dématérialisation des flux entrants de l'UNEDIC
En mars 2003, l'Unedic a commencé à faire numériser ses déclarations trimestrielles, tout en dématérialisant les échanges avec les banques. Bilan : une augmentation du taux de recouvrement et une amélioration de la relation client, du fait que les employés de l'Unedic peuvent maintenant se consacrer à d'autres tâches que la saisie.
L'OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS passe au scan tous ses dossiers
Depuis 1997, l'Office européen des brevets a basculé progressivement
vers une gestion «tout numérique» des dossiers des brevets. A l'heure actuelle, et depuis l'été 2003, 70.000 à 150.000 pages sont ainsi scannées chaque jour. En s'affranchissant du papier, l'OEB a surtout gagné du point de vue de la disponibilité de l'information.
CLAUGER : des dossiers clients dématérialisés de bout en bout
Clauger, une société lyonnaise spécialiste du froid industriel, ne fait plus circuler de dossiers clients sous forme papier depuis septembre 2004, tout passe par voie électronique. En revanche, les factures ne sont pas encore prises en compte puisque leur réception n'est pas centralisée.
BRICORAMA combine la LAD et l'EDI
Pour son projet de dématérialisation de facture, Bricorama n'a pas fait les choses à moitié. Il a mis en place un nouveau système EDI pour récupérer les factures libellées dans ce format, mais aussi un système de LAD pour les factures papier. Un bel exemple de complémentarité.
PRESTATAIRES
Beaucoup d'actualité ce dernier trimestre du côté des offreurs de solutions pour la gestion des factures dématérialisées : b-process signe de très beaux contrats, Deskom et Influe s'associent pour mieux
couvrir les attentes des utilisateurs, OBE s'installe dans le paysage, Sterling Commerce trouve un renfort applicatif au Portugal, tandis que Seeburger précise son offre. Le tout sur fond d'une
préoccupation qui va se renforcer en 2005 : l'interopérabilité des solutions.
B-PROCESS : plus de 10 millions de factures via leurs serveurs en 2005
Pari en passe d’être gagné pour b-process : créée en 1999, la
start-up focalisée sur la gestion de flux de factures dématérialisées
est déjà certaine de voir 10 millions de factures passer sur ses serveurs en 2005. Avec en prime un réseau européen bien structuré.
SEEBURGER : la LAD en appui des outils d'intégration
Seeburger, surtout connu pour ses logiciels d'intégration, a mis au catalogue depuis septembre 2004 une offre de LAD. Une manière pour l'éditeur de couvrir tous les domaines de la dématérialisation.
ITRAME récupère la plate-forme d’Answork pour l'externaliser
Vincent Dreux, créateur de ce qui deviendra Postaxess (plate-forme
de dématérialisation de la Poste), laquelle fut rachetée par
Deskom, revient dans la facture électronique. Il vient de créer avec
Jean-François Cazenave (ex-Hubwoo) et Thierry Pollier (ex-
Avisium) la société Itrame, qui a récupéré les services de gestion
de dématérialisation de facture d’Answork et vise à les externaliser
chez des grands donneurs d'ordres.
INFLUE/DESKOM lient EDI et plates-formes externalisées
Influe et Deskom ont passé un accord technique et commercial
afin de proposer aux entreprises une offre de dématérialisation de
factures combinant EDI et plate-forme centralisée. L'objectif est de
satisfaire à la fois les adeptes d'Edifact et les nouveaux convertis
des réseaux mutualisés de facturation électronique.
OBE, une plate-forme d'échange de factures entre clients et fournisseurs
Un peu sur le modèle des places de marché, où transitent des appels d'offres entre acheteurs et vendeurs, OBE propose depuis début 2004 une plate-forme d'échange de factures entre clients et fournisseurs. Le processus, entièrement électronique, ouvre la porte à la dématérialisation fiscale.
Sterling passera-t-il par le Portugais ISI pour la dématérialisation ?
La société portugaise ISI travaille depuis 1 an autour de
Sterling Integrator pour l'augmenter de potentiels et de solutions dédiés à la dématérialisation des factures, qu'elle implémente déjà dans la péninsule ibérique. La certification du produit au niveau européen est sinon en cours, du moins étudiée.
Part. 2 - Administration électronique (p.38)
L’administration est en train d’opérer sa mue. Les téléprocédures et télédéclarations disponibles et/ou obligatoires augmentent à un rythme régulier. Nous en avons recensé une vingtaine actuellement disponibles et l’administration, via le programme ADELE (ADministration ELEctronique 2004/2007), devrait en lancer dix de plus d’ici 2007. D’autres projets de dématérialisation de procédures
administratives sont encore à l’étude et devraient prochainement être présentés. L’objectif de l’administration est de se passer ainsi de
papier et de fluidifier ses relations avec les entreprises. Avec, en bout de chaîne, des gains de temps et des économies financières…
TELEDECLARATION ET TELEPROCEDURES
Le point sur les obligations et sur les projets en cours
Les trois tableaux qui suivent présentent en quelques pages, l'essentiel des téléprocédures actuellement disponibles en France pour les entreprises, celles qui le seront d’ici 2007 ainsi que les sites d'information à partir desquels ces démarches sont accessibles en ligne. Chaque téléprocédure ou site internet mis en exergue est accompagné de l'adresse électronique permettant d'y accéder et des organismes publics concernés.
QUAND L'ADMINISTRATION SE PASSE DE PAPIER
OPTIC 2000 : des gains de temps avant les économies
Optic 2000 a basculé vers la télédéclaration sociale et le télérèglement en mai 2004. Vu les coûts de mise en place, le système
se distingue surtout par un gain de temps, et moins par des économies
JEDECLARE.COM vise le million de télédéclarations en 2004
Le portail monté par le Conseil supérieur des expertscomptables vise le million de télédéclarations à fin 2004. Si la TDFC reste le plus couramment utilisé, la DUCS EDI et la télédéclaration de TVA devraient se généraliser dans les mois qui viennent en attendant la mise à disposition de nouvelle déclarations.
Part. 3 - Dématérialisation des appels d'offres publics (p.46)
Puisque nous nous étions intéressés, dans un précédent numéro des Cahiers, aux appels d'offres privés, il était légitime de nous arrêter
cette fois sur les appels d'offres publics, d'autant qu'une obligation pèse sur les collectivités publiques au 1er janvier 2005 : être capable de traiter des réponses électroniques à leurs appels
d'offres. Surprise : bien peu en sont aujourd'hui capables. Chance : les prestataires ont un boulevard de services devant eux.
PARADOXES
Dématérialisation des marchés publics les paradoxes du 1er janvier 2005
A cette date, les collectivités publiques seront tenues de traiter les réponses électroniques à des appels d’offres qu’elles auront passés. Or, à quelques jours de l'échéance, bien peu en sont capables. Fort heureusement, les entreprises soumissionnaires non plus. Mais il y a matière à positiver : les ingrédients sont en place pour que la pratique s’élève avant la seconde échéance donnée par le gouvernement, 2007, et les prestataires ont eu le temps de fourbir leurs offres.
Le MINEFI publie un vade-mecum de la dématérialisation des marchés publics
A quelques semaines de l'entrée en vigueur de l'article 56 du Code des Marchés Publics, selon lequel toutes les administrations devront être en mesure de recevoir une offre électronique dès le 1er janvier 2005, l'édition par la direction des affaires juridiques du MINEFI de ce guide s'avère un peu tardive, mais salutaire. Destiné à aider les acheteurs publics durant les procédures de passation des marchés, le document insiste notamment sur la transparence qui doit entourer la mise en oeuvre de la dématérialisation.
ASPECTS JURIDIQUES
La dématérialisation des marchés publics
Un décret autorise l’usage de la carte d’achat pour les petits achats publics
TRAVAUX PRATIQUES
L’Etat vise 5 à 10 milliards d’euros d’économie sur ses achats
La refonte des processus d’achats publics, avec comme point central la dématérialisation pourrait faire économiser 5 à 10% 100 milliards d’euros d’achats annuels réalisés par les administrations. Une plate-forme commune à tous les services de l’Etat, issue du portail Achatpublic.com, a été créée avec pour maître d’œuvre France Télécom.
IXARM, le portail de la DGA, a transformé l'essai
En fonction depuis novembre 2002, le portail IXarm peut s'enorgueillir d'un bilan très positif : 6.000 appels d'offres ont été postés entre janvier et octobre 2004. Une réussite dont les autres administrations devraient s'inspirer.
Le concours «Paris 2012» essuie les plâtres de la démat
Les administrations auront bientôt pour obligation d’accepter les réponses électroniques à leurs appels d’offres. L’exemple du concours «Paris 2012» est à méditer.
PLATES-FORMES
CONSOTEL : pionnier de la dématérialisation
des achats télécoms
Le dernier né en gestion d'appel d'offres :MARCHESPUBLIC.NET
ARCHIVAGE ET SECURITE
La Loi sur la confiance dans l’économie numérique (LCEN) de juin 2004 a introduit dans le Code civil l’obligation de procéder à l’archivage des contrats électroniques. Un décret doit encore préciser le seuil à
partir duquel cet archivage est obligatoire ainsi que le délai de conservation. Ainsi encadrés, les prestataires de services d’archivage peuvent se lancer à la recherche de clients.
L’archivage des contrats électroniques dans le cadre de la loi sur la confiance dans l’économie numérique
OBC : un coffre-fort pas seulement bancaire
La Banque OBC propose depuis cet été un coffre-fort électronique.
Plutôt que de privatiser ce service, la banque cherche au contraire à faire un maximum de publicité pour que d'autres établissements lancent des offres comparables.
